Apartman görevlileri (halk arasındaki tabiriyle kapıcılar), binalarımızın temizliği, güvenliği ve günlük işleyişi için vazgeçilmezdir. Ancak bir apartman görevlisi çalıştırmak, bina yönetimini doğrudan "İşveren" statüsüne sokar. Bu durum, İş Kanunu kapsamında yöneticilere ciddi hukuki ve mali sorumluluklar yükler. Geleneksel yöntemlerle yönetilen binalarda en çok ceza yenen ve davalık olunan konuların başında personel hakları gelmektedir.
Bir apartman yöneticisi olarak personel yönetiminde dikkat etmeniz gereken başlıca hususlar şunlardır:
1. İş Sözleşmesi ve SGK Girişi Şarttır
Apartman görevlisi işe başladığı ilk günden itibaren yazılı bir iş sözleşmesi yapılmalı ve SGK girişi eksiksiz bildirilmelidir. "Sigortasız ama yüksek maaşlı" çalıştırma gibi gayriresmi anlaşmalar, ileride iş kazası veya şikayet durumunda bina yönetimine altından kalkılamayacak cezalar olarak geri döner.
2. Puantaj Kayıtlarının Düzenli Tutulması
Bir görevlinin haftalık çalışma süresi yasal olarak 45 saattir. Görevlinin hangi saatlerde çalıştığı, hafta tatilini hangi gün kullandığı ve ulusal bayramlarda çalışıp çalışmadığı mutlaka bir Puantaj Cetveli ile kayıt altına alınmalı ve her ay görevliye imzalatılmalıdır. Aksi takdirde, olası bir anlaşmazlıkta fazla mesai ücreti taleplerine karşı yönetimin elinde hiçbir resmi kanıt bulunmaz. Dijital site yönetim sistemleri, bu puantaj kayıtlarını bulut ortamında güvenle saklayarak yöneticileri büyük bir yükten kurtarır.
3. Kıdem Tazminatı Fonu Ayrılması
Apartman görevlisi en az 1 yıl çalıştıktan sonra, yasal koşullar oluştuğunda kıdem tazminatı almaya hak kazanır. Yöneticilerin yaptığı en büyük hatalardan biri, bu tazminat yükünü görevli işten çıkana kadar hesaplamamaktır. Profesyonel yönetimlerde, aidat bütçesi hazırlanırken her ay "Kıdem Tazminatı Fonu" adı altında bir miktar kenara ayrılmalıdır. Böylece yüklü bir ödeme çıktığında site sakinlerinden aniden yüksek paralar talep edilmek zorunda kalınmaz.
4. Görev Tanımının Net Belirlenmesi
Görevlinin çöpleri hangi saatte toplayacağı, ortak alan temizliğini ne sıklıkla yapacağı ve kalorifer/kazan yakma yetkisi (belgesi) olup olmadığı sözleşmede açıkça belirtilmelidir. Belgesi olmayan bir görevliye teknik veya tehlikeli işler yaptırmak, iş sağlığı ve güvenliği açısından büyük bir risktir.
Sonuç Olarak
Personel yönetimi, bakkal defteriyle veya sözlü anlaşmalarla yürütülemeyecek kadar hassas bir konudur. Apartman yönetim yazılımlarının sunduğu personel modülleri; maaş bordrolarının dijital ortamda hazırlanmasını, izin günlerinin otomatik takibini ve puantaj kayıtlarının şeffaf bir şekilde arşivlenmesini sağlayarak hem yöneticinin hem de çalışanın haklarını güvence altına alır.
